Je hebt het waarschijnlijk al meegemaakt. Je vraagt ChatGPT om een nieuwsbrief, een productbeschrijving of een LinkedIn-post. Het resultaat is netjes, foutloos en volkomen inwisselbaar. Het zou van elk ander bedrijf in Nederland kunnen zijn.
Een groot deel van dat probleem zit vaak in de briefing. Een goede briefing legt vast wie je bent, voor wie je schrijft en hoe je klinkt. Hieronder vind je een kant-en-klaar template dat je vandaag kunt invullen, plus een controlefase en de valkuilen die veel ondernemers over het hoofd zien.
Waarom ChatGPT zonder briefing vaak generiek klinkt
Zonder context of eerdere instructies weet ChatGPT weinig over jouw bedrijf. De tekst die je dan terugkrijgt, past al snel bij honderd andere bedrijven: beleefd, veilig en herkenbaar aan woorden als "innovatief" en "op maat".
Werk je regelmatig met ChatGPT, dan merk je dat je steeds opnieuw moet uitleggen wie je bent, hoe je schrijft en voor wie je content maakt, schrijft The Marketing Factory. Dat is dubbel werk.
Een briefing template beperkt dat. Je legt je tone of voice één keer vast en plakt die bij elke opdracht mee. Dat vergroot de kans op teksten die op elkaar lijken, of je nu een e-mail schrijft of een blogartikel. Een garantie is het niet; model, instellingen en de opdracht zelf spelen ook mee.
Vijf bouwstenen van een merkbriefing
Er zijn meer indelingen mogelijk, maar deze vijf onderdelen werken in de praktijk goed. Ontbreekt er een, dan vul je die vaak achteraf alsnog aan omdat de tekst niet klopt.
1. Wie ben je en wat verkoop je?
Beschrijf je bedrijf in twee tot drie zinnen. Niet je missiestatement, maar wat je doet en voor wie. "Wij zijn een installatiebedrijf in Apeldoorn met twaalf monteurs. We plaatsen warmtepompen en zonnepanelen bij particulieren in de regio."
2. Voor wie schrijf je?
Beschrijf je lezer als een persoon. Leeftijd, situatie, zorgen, kennisniveau. "Huiseigenaren van 40 tot 65 die willen verduurzamen, maar bang zijn voor cowboys en verborgen kosten."
3. Hoe klink je?
Dit is het hart van je tone of voice. Kies drie tot vijf kernwoorden en leg ze uit. "Nuchter: we beloven niks wat we niet waarmaken. Persoonlijk: we schrijven 'je', niet 'u'. Concreet: altijd cijfers en voorbeelden, geen vage beloftes."
4. Wat zeg je nooit?
Verboden woorden en zinnen zijn minstens zo nuttig als je stijlkenmerken. Denk aan "innovatieve oplossingen", "wij gaan voor u de extra mijl" of uitroeptekens in elke zin.
5. Wat is het doel van deze tekst?
Elke opdracht heeft een concreet doel: een klik, een aanmelding, een telefoontje. Benoem het. Een tekst die moet uitmonden in een telefoontje vraagt om een andere opbouw dan een tekst die alleen informeert.
Het template: kopiëren, invullen, gebruiken
Hieronder staat een briefing template dat je direct in ChatGPT plakt. Vul de vierkante haken in en bewaar het in een notitie, zodat je het steeds hergebruikt.
```
Je schrijft teksten voor [bedrijfsnaam].
OVER ONS
[Bedrijfsnaam] is een [type bedrijf] in [plaats/regio]. We helpen [doelgroep] met [product/dienst]. Wat ons anders maakt: [één concreet onderscheidend punt].
ONZE LEZER
Onze lezer is [omschrijving: leeftijd, rol, situatie]. Hij of zij zit met [probleem of vraag]. Kennisniveau over ons vakgebied: [laag/gemiddeld/hoog]. Grootste twijfel bij het kiezen van een aanbieder: [twijfel].
ONZE TONE OF VOICE
We klinken:
- [Kernwoord 1]: [uitleg in één zin]
- [Kernwoord 2]: [uitleg in één zin]
- [Kernwoord 3]: [uitleg in één zin]
We spreken de lezer aan met [je/u]. Zinnen zijn [kort/gemiddeld]. We gebruiken [wel/geen] humor. Voorbeelden en cijfers zijn [altijd/soms] welkom.
WAT WE NOOIT DOEN
- Deze woorden vermijden we: [lijst]
- Deze stijlfouten vermijden we: [bijv. uitroeptekens, superlatieven, Engelse termen]
- We beloven nooit: [bijv. "de goedkoopste", "gegarandeerd resultaat"]
VOORBEELD VAN ONZE STIJL
Hieronder staat een tekst die precies goed klinkt. Gebruik dit als referentie voor ritme, woordkeuze en toon:
[plak hier 100-200 woorden van een bestaande tekst die je goed vindt]
DE OPDRACHT
Schrijf een [type tekst: nieuwsbrief, productpagina, LinkedIn-post] over [onderwerp]. Doel: de lezer moet [gewenste actie]. Lengte: [aantal woorden]. Structuur: [bijv. kop, intro, drie tips, afsluiting met call-to-action].
```
Het onderdeel "Voorbeeld van onze stijl" wordt vaak overgeslagen, terwijl het juist concrete aanknopingspunten geeft: zinsritme, woordkeuze, toon. Losse bijvoeglijke naamwoorden missen dat. Kies een tekst waar je trots op bent, niet je meest formele offerte.
Let op wat je in die voorbeeldtekst plakt. Gebruik geen offertes met klantnamen, prijsafspraken of andere vertrouwelijke gegevens, tenzij je organisatie daar een passend beleid voor heeft. Een geanonimiseerde nieuwsbrief of blogpost is meestal net zo bruikbaar.
Zo vind je jouw tone of voice als je die nog niet hebt
Veel MKB-ondernemers weten wel hoe ze klinken, maar hebben het nooit opgeschreven. Dan is de briefing invullen lastig. Deze aanpak helpt.
Verzamel je beste teksten
Pak vijf teksten die je zelf goed vindt: een e-mail aan een klant die goed viel, een offertetoelichting, een social post met veel reacties. Leg ze naast elkaar. Haal klantnamen en gevoelige details eruit voordat je ze verder gebruikt.
Laat ChatGPT je stijl analyseren
Plak die teksten in ChatGPT en vraag: "Analyseer de schrijfstijl van deze teksten. Benoem zinslengte, aanspreekvorm, woordkeuze, toon en terugkerende patronen. Geef vijf kernwoorden die deze stijl samenvatten."
Je krijgt een spiegel voorgehouden. Vaak herken je direct wat klopt en wat niet. Zie de output als startpunt, niet als eindoordeel: zo'n analyse kan patronen missen of overdrijven. Wat klopt, zet je in het onderdeel "Onze tone of voice".
Test met een tegenvoorbeeld
Vraag ChatGPT daarna om dezelfde boodschap te schrijven in een stijl die je juist níet wilt. Zo scherp je aan wat je afwijst. Dat levert vaak direct je lijst met verboden woorden op.
De controlefase: wat je altijd nakijkt
Een goede briefing maakt de eerste versie beter, maar haalt de eindredactie niet weg. Loop deze vier punten na voordat iets naar buiten gaat.
Feiten en cijfers
Controleer elke bewering, prijs en bron, ook als de tekst overtuigend klinkt. Altijdbekend noemt het controleren van feiten en bronnen als een van de basisstappen bij werken met ChatGPT.
Merkrichtlijnen
Klopt de aanspreekvorm? Staan er woorden in van je verboden lijst? Belooft de tekst iets wat je nooit belooft? Een briefing verkleint deze fouten, maar sluit ze niet uit.
Privacy en vertrouwelijkheid
Kijk wat je hebt ingevoerd, niet alleen wat eruit komt. Klantgegevens, interne cijfers en contractdetails horen niet in een prompt zonder afspraken binnen je bedrijf over welke tools daarvoor geschikt zijn.
Menselijke eindredactie
Iemand die je bedrijf kent, leest de tekst als laatste. Niet om komma's te zetten, maar om te beoordelen: zou ik dit zelf zo zeggen tegen een klant?
Van losse briefing naar vaste opzet
Elke keer het hele template plakken werkt prima, maar het kan efficiënter. Volgens The Marketing Factory is een Custom GPT daarvoor de slimme oplossing: jouw eigen versie van ChatGPT, afgestemd op jouw bedrijf en werkwijze. Je legt je tone of voice, doelgroep en werkwijze één keer vast en hoeft die context daarna niet steeds opnieuw uit te leggen (bron: themarketingfactory.nl, geraadpleegd september 2026).
Voor een MKB-team met meerdere mensen die content maken, is dat een voordeel. De marketingmedewerker, de eigenaar en de stagiair werken dan vanuit dezelfde basis. Reken alleen niet op perfecte consistentie: ook een Custom GPT kan per opdracht anders uitpakken, en de controlefase blijft nodig.
Begin toch met het losse template. Pas als je briefing na verloop van tijd stabiel is en goede resultaten geeft, loont het om die vast te leggen in een Custom GPT. Anders bak je een half afgemaakte tone of voice in.
Drie fouten die je briefing onderuit halen
Een template invullen is geen garantie. Deze fouten zie je het vaakst.
Te veel bijvoeglijke naamwoorden, te weinig voorbeelden
"Professioneel, betrouwbaar en toegankelijk" kan elk bedrijf over zichzelf zeggen. Dat geeft weinig houvast. Een echte alinea uit je eigen pen laat zien hoe die woorden er in de praktijk uitzien.
Tegenstrijdige instructies
"Kort en bondig" en "leg alles grondig uit" in dezelfde briefing. Of "informeel" en "geen humor, geen spreektaal". Kies. Als jij het niet weet, kan ChatGPT er ook geen lijn in vinden.
Nooit bijsturen
Reken erop dat je briefing bijstelling nodig heeft. Krijg je een tekst terug die net niet klopt? Vraag dan niet alleen om een nieuwe versie, maar noteer wat er mis was en voeg dat toe aan je template. Hoeveel rondes dat kost, verschilt per bedrijf.
Praktijkvoorbeeld: van generiek naar herkenbaar
Stel, een fysiotherapiepraktijk in Zwolle vraagt ChatGPT zonder briefing om een nieuwsbrief over rugklachten. Een typisch resultaat: "Rugpijn is een veelvoorkomend probleem. Bij onze praktijk staan wij klaar om u te helpen met een behandeling op maat."
Met een ingevulde briefing (nuchter, aanspreekvorm "je", altijd één praktische tip, nooit "op maat") kan het worden: "Zit je na een dag thuiswerken met een stijve onderrug? Sta elk half uur even op en loop naar de keuken. Klinkt simpel, werkt echt. Helpt het niet, bel ons dan even."
Hetzelfde onderwerp, hetzelfde doel. Het verschil komt grotendeels uit de briefing, al blijven het model en de precieze opdracht meespelen. En ook deze versie controleer je nog even: klopt de tip medisch, en zou de fysiotherapeut dit zelf zo zeggen?
Begin hier
Pak vandaag één geanonimiseerde tekst van minimaal honderd woorden waar je trots op bent. Laat ChatGPT de stijl analyseren, vul daarmee het template in en gebruik het bij je volgende nieuwsbrief of social post.
Klopt het resultaat niet helemaal? Pas één regel in de briefing aan en probeer opnieuw. Zo groeit je template stap voor stap richting een tekst die klinkt als jij.